İşe alım süresinin ne kadar olması gerektiği, şirketler açısından yalnızca operasyonel bir verimlilik konusu değil. Pozisyonun uzun süre açık kalması iş gücü ihtiyacının karşılanmasını geciktirirken, sürecin gereğinden fazla uzaması da nitelikli adayların başka fırsatlara yönelmesine neden olabiliyor. Türkiye için tüm pozisyonları kapsayan standart bir işe alım süresi bulunmuyor. Uzmanlık düzeyi, sektör, lokasyon, ücret seviyesi ve değerlendirme adımları gibi birçok faktör işe alım süresini doğrudan etkiliyor.
Standart pozisyonlarda 39-45 gün benchmarkı
Global benchmarklar standart pozisyonlarda işe alım süresinin yaklaşık 39-45 gün aralığında olduğunu gösteriyor. Ancak bu sürenin her pozisyon için hedef olarak alınması doğru bulunmuyor.
İdenfit’e göre standart beyaz yaka pozisyonlarında 30 gün civarındaki bir iç hedef iddialı ancak makul kabul edilirken, kritik uzmanlık gerektiren veya yönetici seviyesindeki pozisyonlarda daha uzun süreler normal karşılanıyor. Bu nedenle şirketlerin ideal süreyi genel piyasa ortalamasından ziyade kendi işe alım verileri üzerinden belirlemesi öneriliyor.
Süreyi yalnızca “time-to-hire” belirlemiyor
İşe alım performansını ölçerken toplam işe alım süresinin yanı sıra sürecin farklı aşamalarının da takip edilmesi gerekiyor. İlk aday geri dönüş süresi, nitelikli aday listesinin oluşturulma süresi, mülakatlar arasındaki bekleme, teklif hazırlama ve onay süresi, toplam “time-to-hire” ve aday kayıp oranı bu ölçümde kritik göstergeler olarak öne çıkıyor. Örneğin toplam işe alım süresi hedeflenen seviyede olsa bile adaylara ilk geri dönüşün gecikmesi veya mülakatlar arasında uzun bekleme yaşanması, şirketin nitelikli adayları süreç içinde kaybetmesine neden olabiliyor. Bu nedenle şirketlerin yalnızca “pozisyonu kaç günde kapattık?” sorusuna değil, “aday hangi aşamada ve neden kaybedildi?” sorusuna da yanıt vermesi gerekiyor.
Hız kadar doğru aday kaynağı da önemli
İşe alım süresini etkileyen önemli unsurlardan biri de adayların hangi kanaldan geldiği. İdenfit’in değerlendirmesine göre net bir Türkiye ortalaması bulunmamakla birlikte, uluslararası benchmarklarda referansla gelen adayların işe alınma ihtimalinin iş ilanı platformlarından başvuran adaylara kıyasla 11 kata kadar daha yüksek olabildiği görülüyor.
İdenfit CEO’su Onur Bayındır, işe alım süresinin tek başına bir başarı göstergesi olarak değerlendirilmemesi gerektiğini belirterek şöyle konuştu:
“İşe alımda her pozisyon için geçerli tek bir ideal süreden söz etmek mümkün değil. Şirketlerin kendi verilerini analiz ederek pozisyon, yetkinlik seviyesi ve aday kaynağı bazında gerçekçi hedefler belirlemesi gerekiyor. Burada önemli olan yalnızca pozisyonu kaç günde kapattığımız değil; nitelikli adaylara ne kadar hızlı ulaştığımız, süreçte hangi aşamalarda aday kaybettiğimiz ve işe aldığımız kişinin uzun vadede ne kadar başarılı olduğu. Özellikle referansla gelen adayların dönüşüm oranlarının yüksek olması, aday kaynağının da işe alım süresinin ve kalitesinin önemli bir parçası olduğunu gösteriyor. Dolayısıyla daha hızlı işe alım yapmak kadar, doğru adaya doğru kanaldan ulaşmak ve doğru kararı vermek de kritik.”
Aday kaybını ölçmek işe alım süresini anlamlı hale getiriyor
İşe alım sürecinin başarısını değerlendirmek için pozisyonların ortalama açık kalma süresi ve başvuru almasına rağmen işe alımla sonuçlanmayan ilanların oranı da önemli göstergeler arasında yer alıyor. İdenfit platformunda başvuruların gün, saat ve ay bazındaki dağılımı, aday başına ortalama başvuru sayısı ve çalışırken iş arayan adayların oranı gibi veriler de takip edilebiliyor. Bu veriler şirketlere yalnızca kaç kişinin başvurduğunu değil, adayların hangi davranışları gösterdiğini ve sürecin hangi noktalarında dönüşüm yaşandığını görme imkânı sağlıyor.
Yanlış işe alım, süreden çok daha pahalıya mal olabiliyor
İşe alım sürecini kısaltma hedefinin, yanlış adayın işe alınması pahasına gerçekleştirilmemesi gerekiyor. Uluslararası araştırmalar, hatalı bir işe alımın çalışanın ilk yıl ücretinin yaklaşık yüzde 30’una ulaşabilen bir maliyet yaratabildiğini gösteriyor. Çalışanın seviyesi ve yerine koyma güçlüğüne bağlı olarak toplam ayrılma ve yeniden işe alım maliyeti yıllık ücretin yüzde 50 ila yüzde 200’üne kadar çıkabiliyor. Bu nedenle işe alım performansını yalnızca pozisyonun ne kadar sürede kapatıldığı üzerinden değerlendirmek yeterli değil. İşe alınan kişinin performansı, çalışanı elde tutma ve ilk 6-12 aylık devam oranları da sürecin başarısını ortaya koyan kritik göstergeler arasında yer alıyor. LinkedIn araştırmasına göre şirketlerin yalnızca yüzde 25’i işe alım kalitesini doğru ölçebildiğinden yüksek düzeyde emin. SHRM (İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği) verisinde ise şirketlerin yalnızca yüzde 20’si işe alım kalitesini sistematik olarak takip ediyor.
Aday deneyimi de işe alım süresinin bir parçası
İşe alım süresinin uzaması kadar, adayın süreç boyunca nasıl bilgilendirildiği de önem taşıyor. Hızlı geri dönüş, kolay mülakat planlama ve düzenli bilgilendirme adayların süreçte daha iyi bir deneyim yaşamasını sağlayabiliyor. Buna karşılık uzun bekleme süreleri, iletişim eksikliği ve sürecin hangi aşamasında olunduğuna ilişkin belirsizlik adayların başka fırsatlara yönelmesine neden olabiliyor.
İdenfit’e göre şirketlerin pozisyon bazında kendi benchmarklarını oluşturması, her işe alım kaynağının dönüşümünü ölçmesi ve adayların süreçte kaybedildiği noktaları analiz etmesi, işe alım sürelerini daha sağlıklı yönetmelerini sağlayacak.
Önümüzdeki dönemde işe alımda başarı, yalnızca “pozisyonu en hızlı kim doldurdu?” sorusuyla değil; doğru adayı, doğru kaynaktan, doğru sürede bulup bulamadığı ve bu çalışanın uzun vadede şirkette ne kadar başarılı olduğu üzerinden değerlendirilecek.
